小ホール　| 施設・利用のご案内
Small Hall

原則として抽選日の前月25日に会館ホームページで抽選対象月のホール空き状況を公開します。

受付開始日には抽選会を開催し、抽選で利用を決定します。

受付開始日は、利用希望月の12か月前の月初めの平日です（土日祝日を除く）。
ただし1月のみ1月5日です。（1月5日が土日の場合はその次の最初の平日です。）

抽選会へのご参加は、9:00に受付を開始し、10:00に締め切ります。
抽選会場への入場時に「ホール抽選会参加票」をご提出ください。
ダウンロードできない場合は、抽選会場の受付で「ホール抽選会参加票」をお渡しして会場でご記入いただけますが、その場合は記入の時間を見込んで時間に余裕を持ってご来館ください。

受付開始日（抽選日）は13時から19時まで電話にて仮予約を受付します。

受付開始日の翌日以降は、仮予約・利用申込とも、9:00から19:00まで承ります（休館日を除く）。
休館日は左欄の「埼玉会館　休館日」をご覧ください。

ホールの利用申込受付終了日は、原則として利用希望日の14日前です。
※ただし、舞台技術者の増員が必要なものなど、大掛かりな催物等は、14日以上前でも申込受付できない場合があります。
※逆に、リハーサルのみの利用で仕込みが簡単なものなどの場合は、14日を切っていても申込受付できる場合があります。

仮予約は電話で申込できます。

仮予約の受付時間。
9:00から19:00まで（休館日を除く）。受付開始日のみ、13:00から19:00です。

仮予約期間
仮予約日から7日間有効です。その間に利用の有無を決定してご連絡ください。
【利用あり】会館事務室にて、「ホール利用申込書」に記入して利用申込してください。
【利用なし】キャンセルする旨を電話でご連絡ください。
※仮予約期間を過ぎた場合は、会館の判断で仮予約を取消します。
 仮予約期間内に利用申込手続が難しい場合は、あらかじめご相談ください。

会館事務室にて「ホール利用申込書」に記入してご提出ください。
※原則として、新規に利用申込される場合は、FAX・郵送・メール等では申込受付できません。

利用申請の受付時間　営業日の9:00から19:00まで（休館日をご確認のうえご来館ください）
休館日は左欄の「埼玉会館　休館日」をご覧ください。

楽屋等のホール付帯施設を他の方に貸すことはありませんので、ホール利用申込時に楽屋等の申込は不要です。ホール利用打合せ時に利用希望を伺います。

ホールと一緒に利用を希望する会議室、託児室については、ホールの申込と同時に申込できます。
ただし、会議室・和室での託児はご遠慮ください。また、音が出る利用は、ラウンジを除きご遠慮ください。
託児室の利用にあたっては、必要な人数の保育者を手配してください。

展示室の併用をご希望の場合、貸出可能な期間であればお申込みできます。

支払方法

支払期限

ホール利用料金の全額支払完了後、利用許可書を発行します。それまでは、催物の広報活動（放送媒体やインターネットにおける宣伝や、ポスター、チラシの配布など）やチケットの販売等はお控えください。

許可した催物の内容を全く別の催し物に変更することはできません。また、利用する権利の譲渡や転貸もできません。

利用許可がおりた場合でも、利用許可条件の付与、許可取消、利用の停止をする場合があります。この場合、当該施設等を速やかに原状に復すとともに、その処分の結果、主催者に損失が生じることがあっても、会館は一切補償には応じません。

詳しくは　7-4.

利用時間には準備、片付けの時間も含まれます。

舞台の設営、撤去を会館舞台技術者に依頼される場合であっても、設営や撤去に必要な時間を利用時間に組み込んで計画を立ててください。

利用時間は、午前区分（9:00～12:00）、午後区分（13:00～17:00）、夜間区分（17:30～21:30）です。
連続した区分を利用する場合、その間の時間帯もご利用できます。

午前区分を利用する方で、準備のためやむを得ない場合は、繰上利用（8:00～9:00、有料）を申込できます。※ただし、楽屋のみの繰上はできません。

夜間区分をご利用の方で、撤収のための片づけや、連続利用において次の日の準備でやむを得ない場合は、延長利用（21:30～22:30、有料）を申込できます。※ただし、楽屋のみの延長はできません。

スケジュールは余裕を持って計画し、利用時間内に終わらない恐れがある場合は、催物の内容を見直すか、利用区分の追加または利用時間の繰上・延長を事前にご検討いただき、当日に臨んでください。

利用が許可された場合は、必要に応じて以下の関係機関へ手続を行ってください。

利用許可前の広報活動はお控えください。（インターネットや放送媒体における宣伝や、広告物やご案内の印刷・送付、チケット販売等）

ポスター、チラシ、チケットには、主催者名と催し内容の問合せ先を明記してください。
会館の電話番号等は、問合せ先としてでなく、会場情報としてのみの掲載をお願いします。

ポスター・チラシの館内掲示

チケット販売上の注意(定員の厳守、売り止めの必要がある場合の注意）

有料公演の場合、会館にチケットの販売を委託できます。会館チケットコーナーにて公演の前日まで販売いたします。売上金額の10％を手数料としていただきます。チケットとチラシをご持参ください。

会場の下見（※要予約）

会館との舞台打合せ（※要予約）

概算見積書の作成

観客の避難誘導については、主催者が主体となって行えるよう計画を立ててください。

舞台打合せ時にお渡しする「避難誘導計画書」にその詳細を記入して、早めにご提出ください。

関係機関への申請手続きには時間がかかります。余裕をもって手続きを進めてください。

ピアノ調律と調律師の手配

物品販売を企画する場合

スタッフの手配

搬入車両等の駐車スペース

バスでの来館時の注意

ホワイエ(ロビー）でのイベントについて

看板等の手配

小ホールの舞台以外でリハーサルを行いたい場合

禁煙のお知らせ

お弁当はぜひ会館レストラン「ビストロやま」をご利用ください。

持ち込んだお弁当ゴミは業者に引き取らせてください。

大量にゴミが出そうな場合は、事前に持ち帰りの手配をしてください。

利用時間には準備、片付けの時間も含まれます。ホールエリアにお入りいただけるのは、利用開始時間からです。

準備等で9時からの利用では時間が足りない場合、ご利用当日に8時～9時の繰上利用の利用をご希望されても、承れません。会館舞台技術者がおらず安全管理ができないためです。
午後からのご利用における午前区分のご希望、夜間からのご利用における午後区分のご希望についても同様です。

舞台打合せ時に確認させていただいた搬入車両のみ駐車できます。

その搬入車両の来館時は、一旦車寄せに停車して、入口右手の警備室に「搬入口に駐車する」旨をお伝えください。警備員が駐車証（番号札）をお渡しします。

お帰りの際は、必ず駐車承認書(番号札）を警備室にお返しください。
※連続利用の場合も、一日ごとにお返しください。

利用当日（連続利用の場合は利用初日）のご来館時に、舞台打合せ後に見積もりした概算額を会館事務室にお預けください。

舞台打合せで提出をお願いした書類で未提出のものがあれば、来館時に会館事務室にご提出ください。

楽屋については、ご利用の開始時に会館事務室にて鍵を貸し出します。

楽屋等の利用を追加・キャンセルされる場合は、速やかに会館事務室までご連絡ください。
楽屋追加の際は、会館事務室にて鍵をお持ちください。
キャンセルの場合は、ご連絡がありませんと、利用料金を全額お支払いいただくことになります。

貴重品は、廊下や楽屋等にあるコインロッカーをご活用ください（使用後コインが戻ります）。

ホワイエの避難経路には物を設置できません。受付の責任者は、開場前に必ず避難経路がきちんと確保されていることを確認してください。

受付責任者は、作成いただいた避難誘導計画に従い、各誘導係員の配置場所を確認してください。

避難誘導計画書をもとに、誘導係員チーフを中心に係員全員で、避難誘導の手順、誘導経路、非常口等を最終確認してください。

本番時間が延びている場合などは、残りの演目等を短縮するなどして、必ず利用時間内に原状回復、完全退館できるようにしてください。
会館舞台技術者の作業も含め、舞台等の片付けも利用時間内に終了することが必要です。

夜間区分を利用していて、やむを得ず21:30までに完全退館できないことが判明した場合は、会館事務室にご連絡ください。22:30までの延長（有料）が可能です。

利用当日（※連続利用の場合は利用最終日）に、お預かりした概算額から、楽屋や附属設備等の利用料金の精算をさせていただきます。（実際に利用した分のみのご請求です。）
お帰りの際に、会館事務室にお立ち寄りください。

概算額の受取および残額等のお返しは、会館事務室で行います。ホールその他の場所でお金などの受け渡しをすることはありません。）

進行が早まるなど、当日の主催者の都合により利用状況が変更し、ホールで使用しない利用区分が生じたとしても、その区分の料金のご返金等はできませんし、附属設備料金への充当もできません。

お預かりした額よりご請求額が多くなった場合は、会館事務室にて差額をお支払いください。

託児室をご利用の場合、鍵の開け閉めは警備員が行います。

授乳室を使用ご希望の場合は、会館事務室にお声がけください。

車椅子が必要な場合は、警備員室で貸出します。（台数に限りがあります）

ホワイエの使用方法について不明な場合は、ホール入口カウンターにいる職員または会館事務室にお声がけください。

スタンド花については、持ち込んだ花屋さんに、催しの終了後（当日中）にスタンド等を引き取るようお伝えください。

ゴミの処分について

当日、体の不調を訴える方がいらしたときは、会館事務室または警備室までご連絡ください。救護室にご案内します（簡易ベッドあり）。治療の必要があれば、近隣の病院をご紹介します。
緊急性がある場合は、救急車を依頼しますので、性別、年齢、意識の有無、症状を確認のうえ、会館事務室に救急の要請をしてください。先に救急車を呼ばれた場合は、その旨を事務室にご連絡ください。

当日券の販売は、主催者がホワイエで行ってください。会館が承るチケットの委託販売は、公演日の前日までです。当日券販売は承っておりません。

会館の敷地内は禁煙です。