埼玉会館／会場を借りたい方へ／会議室利用方法

埼玉会館

会議室利用方法

ご利用日の6か月前の月初めの平日（土・日・祝日を除く最初の平日）から受付します。1月のみ5日以降の初めの平日となります。利用申請は利用日の前日まで受付します。

■	例えば、平成21年8月分の受付は平成21年2月2日（月）から、平成21年7月分の受付は平成21年1月5日（月）からとなります。
■	ホールとの併用の場合は、ホールと同時期（1年前）から受け付けます。
■	受付開始日の午前8時30分から午前9時までに埼玉会館受付窓口においでの方は、同時受付とし、競合するときは抽選で決定します。
■	受付開始日の電話による仮予約のお申込みについては、午前9時30分から受け付けます。
■	その他の時期は、受付時間は毎日午前9時から午後7時までです（休館日を除く）。

電話による利用申込みについては、仮予約のみお受けできます。
仮予約後7日以内に、利用申請を行ってください。

■	受付開始日の電話による仮予約のお申込みについては、午前9時30分から受け付けます。
■	仮予約内容の変更や取消しの場合、お電話でご連絡ください。
■	附属設備をご利用希望の場合、お電話でご予約いただけます。

利用前日まで窓口にて受付します。
仮予約いただいた後は、FAXでも受付します。

■	連続してご利用いただける期間は、最長5日間です。
■	会議室（専用の）利用申込書は、こちらからダウンロードしてご使用いただけます。
■	附属設備のご利用がある場合、お申込みください（電話申込み可）。
■	利用時間には、準備・片付けの時間も含まれておりますので、その時間を見込んでお申込みください。
■	利用許可前の広報・宣伝、ご案内の印刷・配布等はお控え願います。
■	ご利用の変更や取消しの場合、まずお電話でご連絡ください。その後、所定のお手続きが必要です。また、ご利用当日は、変更・取消しはできません。詳しくは「7. 変更・取消しについて」をご覧ください。

施設の利用料金は、利用申請時または申請日から20日以内（ただし、申請日が利用日から20日以内の場合は、利用前日まで）に、窓口にて現金でお支払いください。利用料金お支払いの後、利用許可書を発行します。

■	銀行振込によるお支払いについては、お電話でご相談ください。ご利用日までに1か月以上期間があり、かつ窓口での支払が困難な理由がある場合には、納入通知書発行を承ります。なお、振込手数料はお客様負担となります。
■	特別な事情がある場合は、支払期限についてご相談に応じられる場合もございます。
■	附属設備の利用料金は、原則当日精算となります。なお、事前にお支払いただいた場合、還付の対象となりませんのでご注意ください。
■	お支払いただいた料金は、条例等の定めによる他は一切お返しできません。
■	ご利用の変更や取消しの場合、まずお電話でご連絡ください。その後、所定のお手続きが必要です。また、ご利用当日は、変更・取消しはできません。詳しくは「7. 変更・取消しについて」をご覧ください。

窓口にて、会議室の鍵をお受け取りください。
ご利用時間の10分前からお渡しします。
附属設備のご利用がある場合は、鍵のお渡し時にご精算ください。

■	空調は集中管理方式となっています。温度・風量その他のご用命は、窓口にお願いします（内線210、211）。
■	各階の湯沸室に、急須、茶碗、ポット及びお盆が備えてありますので、ご自由にお使いください。ただし、お茶の葉は、各自でご用意ください。また使用した茶碗類は、お盆の上にまとめて会議室内に置いておいてください。茶托を使用される場合は、窓口でお貸出しいたします。なお、2階には湯沸室がありませんので、ラウンジをご利用の方は3階の湯沸室をお使いください。
■	コーヒー・お弁当等の出前は、1階レストラン（内線239）がご利用いただけます。店休日がございますので、あらかじめ予約されることをお勧めします（直通電話 048-832-7005）。
■	車椅子用トイレは地下1階及び1階（レストラン脇）にあり、中にベビーシート・おむつ替え台の設備もあります。なお、1階（レストラン脇）はオストメイト対応の多目的トイレとなっています。
■	地下1階にコインコピー機があります。FAX送受信につきましては、窓口にて承っております（有料。送信：1枚100円　受信：1枚10円）。なお、送信は国内に限らせていただきます。
■	全館禁煙にご協力ください。お煙草は、屋外の指定場所でお願いします。
■	壁、窓、柱、ドア、エレベータ等への貼り紙はお断りします（テープ類の使用厳禁）。鉄製ドア、ホワイトボード、黒板はマグネットで掲示が可能です。掲示物を吊り下げるピクチャーハンガーのご用意もあります。また、部屋前の案内については、ドア入口横に部屋の名称を示したプレートがあり、そこに案内の紙をはさんで表示することも可能です。詳細は窓口でご相談ください。
■	附属設備をご利用の場合、セッティング等はお客様ご自身で行っていただきます。利用方法について不明な点は、窓口にお問い合わせください。
■	長机等の配置を変更する場合は、利用時間終了までに原状復帰してください。移動の際は、階下に音が響きますので、長机はストッパーを外し、椅子は引きずらないで移動してください。
■	ゴミ箱に収まらない量のゴミは、お持ち帰りください。
■	荷物の事前送付については、あらかじめご連絡いただいた上で、「送料元払い」にて利用日・利用施設・主催者名を明記して、原則として「利用日の前日の夕方指定」にてお送りください。やむを得ず「送料着払い」の場合は、必ず許可された利用時間内の指定でお送りください。
■	機材（プロジェクター等）のお持込みは可能ですが、事前にお知らせください。ただし、無線マイクのお持込みはお断りします。

(1)	次の行為は禁止です。 ■許可された内容以外での利用 ■会館備品・附属設備の持ち出し ■危険又は不潔な物品もしくは動物（身体障害者補助犬を除く）の持込み ■許可無く火気を使用すること ■許可無く特別な設備を設置すること ■定員を超える入場 ■許可なく物品販売・販売予約、寄付金の募集を行うこと（物品販売を目的とした利用は不可） ■騒音、大声等を発し、又は暴力をふるうなど他人の迷惑に及ぶ行為 ■入会勧誘行為 ■アルコール飲料の持込み（ラウンジを除く）

(2)

次の場合は、利用の許可の取消し、または利用を停止することがあります
■条例等で定められた遵守事項や係員の指示に従わないとき
■利用する権利を他の者に譲り渡し、又は転貸したとき
■利用料金を納入期限までに支払わなかったとき
■不正な手段によって利用の許可を受けたとき
■管理上、特に必要があるとき

(3)

施設の破損等
■ご利用中に施設や備品を傷つけたり、紛失したりしたときは、弁償していただきます。

(1)	変更変更可能期間は、ご利用前日までです。変更は1回限り可能です。ご利用の変更や取消しの場合、まずお電話でご連絡ください。

■	仮予約の方は、お電話で承ります。
■	利用申請済みの方は、お電話等で変更内容をお伝えいただいた後、所定の「利用変更・取消し申込書」によりお手続きください（FAX可）。
■	利用料金をお支払済みの場合、変更先の利用に料金を充当することができます（1回限り）。附属設備の料金にも充当することができます。
■	お支払済みの附属設備料金も変更後の利用料金に充当することができます。
■	ご利用当日は変更できませんのでご注意ください。したがって、ご利用当日になると変更による料金充当を行うことはできません。また、未精算の施設利用料金については、ご利用がなくてもお支払いいただきます。

(2)	取消し取消し可能期間は、ご利用前日までです。 30日前までに取消し手続きを行えば、料金の一部を還付できる場合があります。

■	ご利用の変更や取消しの場合、まずお電話でご連絡ください。
■	仮予約の方は、お電話で取消しを承ります。
■	利用申請済みで返金対象でない方は、お電話等で取消し内容をお伝えいただいた後、速やかに所定の「利用変更・取消し申込書」によりお手続きください(FAX可)。
■	利用当日は取消しできませんのでご注意ください。未精算の施設利用料金については、ご利用がなくてもお支払いいただきます。
■	お手続に変更先が確定しない方は、変更先未定（保留）でお手続いただけますが、変更手続時の日から6か月後の月の末日までを保留期限とさせていただきます。この期限までに変更先が確定しない場合は、取消し扱いとさせていただきます。

【還付を希望する方へ】

■	会議室の利用料金を全額お支払済みの場合で、当初利用日（※注1）の30日前（※注2）までに利用取消しのお手続をした場合、お支払いただいた施設利用料金の7割（そこから振込手数料を差引かせていただきます）を還付します。
■	附属設備料金は還付することができません。
■	当初利用日の前日までに利用変更手続をした場合は、お支払済みのすべての料金について、変更後の利用料金に充当することができます（変更は1回限り）。変更先未定の形でも承っていますので、再度ご利用がある場合には、変更の方がお得です。
■	取消しできる利用（申請）は、会議室の場合は申請書（許可書）単位でなく1施設・1利用日単位となります（許可書に複数の利用が記載されている場合、1行に記載されている利用）。利用区分単位での取消し（注3）は還付の対象となりません。なお、還付は振込で行わせていただきます。
■	取消し手続には、あらかじめ窓口にご連絡いただいた後、還付先の振込口座を記載した「利用許可取消し申出書」に、取消しをする施設の利用許可書及び利用料金支払時の領収書を添えて、当初利用日の30日前までにご提出いただく必要がございます。
■	振込口座は利用申請と同一の団体名・代表者名のものとさせていただきます。万一同一名称の口座がない場合には、委任状を併せてご提出いただくことになります。

注1：	「当初利用日」は、利用日の変更があった場合の変更前の利用日（利用料金をお支払いいただいた時点で申請していただいている利用日）を指します。したがって、変更申請した場合、変更後の利用日の30日前までに取消しのお手続をしても、当初利用日（変更前の利用日）の30日前を過ぎていれば還付できませんので、ご注意ください。
注2：	ホール及び展示室の取消しの場合は、施設利用料金を全額お支払いただき利用許可を受けていた場合で7か月前の月の末日までに利用取消し手続をしたときのみ、還付の対象となります。
注3：	利用区分単位の取消しとは、例えば午前・午後の利用を午後のみの利用にする（午前のみ取消し）場合等のことです。