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  • 施設・利用のご案内 会議室・和室・ラウンジ

会議室・和室・ラウンジ | 施設・利用のご案内
Conference Room

会議室

会議室

24席から100席までの会議室が合計16室あります。
会議のほか、講演会、研修会、面接会場等にご利用いただけます。

会議室空き状況

  • 3A会議室
    (対面一の字型 24名)

  • 3B会議室
    (ロの字型 36名)

  • 3C会議室
    (教室型 100名)

  • 4A会議室
    (教室型 47名)

  • 4B会議室
    (教室型 32名)

  • 4C会議室
    (教室型 24名)

  • 5A会議室
    (対面一の字型 24名)

  • 5B会議室
    (ロの字型 36名)

  • 5C会議室
    (ロの字型 36名)

  • 5D会議室
    (ロの字型 24名)

  • 6A会議室
    (対面一の字型 24名)

  • 6B会議室
    (ロの字型 36名)

  • 6C会議室
    (ロの字型 36名)

  • 6D会議室
    (ロの字型 24名)

  • 7A会議室
    (教室型(ステージ付) 84名)

  • 7B会議室
    (教室型 100名)

和室

和室

茶道はもちろん、和室の特色を活かした講習会、会議にもお使い頂けます。


  • 入り口

  • 水屋
定員 30名
面積 15畳・8畳・水屋

お部屋に備え付けの茶道具は茶道でのみご利用いただけます(無料)。

ラウンジ

ラウンジ

定員100名の会議室ですが、サロンコンサートや各種パーティーにもご利用頂けます。

ラウンジ教室型

定員 100名
面積 14.6m×9.9m

・教室型

利用料金

2階

ラウンジ
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
100 9,950 19,900 29,000 49,500

机の配置は教室型のみ
マイク2本、大型スクリーン、CD再生、カセットテープ再生録音機器付
(ピアノは廃止)

3階

3A会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
24 2,250 4,390 5,930 10,600

机の配置は対面一の字型
スクリーン付きホワイトボード

3B会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
36 3,090 6,290 8,070 14,800

机の配置は口の字型
スクリーン付きホワイトボード

3C会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
100 7,090 12,500 15,900 31,100

机は教室型
マイク2本、大型スクリーン付

4階

和室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
30 2,020 3,920 5,100 9,260

15畳、8畳、水屋

4A会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
47 3,440 6,770 8,910 16,100

机の配置は教室型
スクリーン付きホワイトボード

4B会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
32 2,730 5,460 7,240 13,100

机の配置は教室型
スクリーン付きホワイトボード

4C会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
24 2,250 4,390 5,930 10,600

机の配置は教室型
スクリーン付きホワイトボード

5階

5A会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
24 2,250 4,390 5,930 10,600

机の配置は対面一の字型
スクリーン付きホワイトボード

5B会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
36 3,090 6,290 8,070 14,800

机の配置は口の字型
スクリーン付きホワイトボード

5C会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
36 3,090 6,290 8,070 14,800

机の配置は口の字型
スクリーン付きホワイトボード

5D議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
24 2,250 4,390 5,930 10,600

机の配置は口の字型
スクリーン付きホワイトボード

6階

6A会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
24 2,250 4,390 5,930 10,600

机の配置は対面一の字型
スクリーン付きホワイトボード

6B会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
36 3,090 6,290 8,070 14,800

机の配置は口の字型
スクリーン付きホワイトボード

6C会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
36 3,090 6,290 8,070 14,800

机の配置は口の字型
スクリーン付きホワイトボード

6D会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
24 2,250 4,390 5,930 10,600

机の配置は口の字型
スクリーン付きホワイトボード

7階

7A会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
84 7,090 12,500 15,900 31,100

舞台付き、机は教室型
マイク2本、大型スクリーン付

7B会議室
定員(人) 利用料金(円)
午前
(9:00~12:00)
午後
(13:00~17:00)
夜間
(17:30~21:30)
1日
(9:00~21:30)
100 7,090 12,500 15,900 31,100

机は教室型
マイク2本、大型スクリーン付

会議室の附属設備料金表はこちら

手続きの流れ

会議室・和室・ラウンジの利用手続について

01. 手続の流れ

右へスライドして確認できます

手続の流れ

02. ご利用について・利用申込について(抽選会)

2-1 申込みできない利用

販売・販売予約を主目的とした利用はできません。ただし、売買契約の伴わない商品の説明会、展示会は利用可能です。
なお、催物の理解を助けるために必要な講師の書籍等は、「物品販売承認申請書」による承認を受けた後に販売できます。

団体等への入会勧誘を目的とした利用はできません。

楽器の使用や大きな音の出る企画、演劇、運動、ダンス、音楽会などのご利用はできません。

※会議棟2階にあるラウンジに限り、サロンコンサート等でご利用いただける場合があります。
ただし、ラウンジにはピアノはありません。

ラウンジを除き、アルコール類を持ち込みできません。

※会館レストラン「ビストロやま」による会議室でのケータリングサービスをご利用の場合は、アルコールを含む飲食をしていただける場合があります。ただし17:30以降の利用に限ります。

和室を託児室としては使用できません。楽器の演奏もできません。重量物の持ち込みも禁止です。

その他詳細は、07.利用禁止事項等

2-2 受付開始日について

受付開始日には、抽選会を開催します。利用希望が競合した場合は、抽選でご利用を決定します。

※抽選会の前月25日までに「会議室利用申込書(事前提出用)」を提出いただくと、抽選日のご来館は不要となります。(職員が代わりにくじを引きます。) 事前提出された方でくじを引きたい場合はご来館ください。

受付開始日は、利用希望月の6か月前の月の最初の平日です(土日祝日を除く)。

※1月のみ1月5日です。1月5日が土日の場合は、その次の最初の平日となります。

2-3 抽選会での会議室利用申込受付について

抽選会へのご参加は、9:30に受付を開始し、10:00に締め切ります。

会館事務室にて「会議室利用申込書」をご提出ください。
※来館前に「会議室利用申込書」をダウンロードできなかった場合は、抽選会当日に会館事務室で「会議室利用申込書」をお渡ししますので、時間に余裕を持ってご来館ください。

2-4 抽選会終了後の会議室利用申込受付

受付開始日(抽選日)は13時から19時まで電話にて仮予約を受付します。

受付開始日の翌日以降は、仮予約・利用申込とも、9:00から19:00まで受付します。

休館日は左欄の「埼玉会館 休館日」をご覧ください。

※FAXによる会議室の利用申込は24時間受付しています。
※原則として利用希望日の直前の営業日の19時まで利用申込を受付します。
※ただし、簡単な会議等の場合は、当日でも受付します。

2-5 インターネットによる会議室の空き状況の確認

会議室の空き状況をインターネット上でご確認いただけます。

毎月8日から月末は当月から6か月先までの閲覧ができます。
※毎月1日~7日は5か月先までです

会議室の空き状況の閲覧はこちら

03. 仮予約、利用申込、料金支払、利用許可

3-1 仮予約

仮予約は電話で受付します。

会議室の使用条件については(2-1. 会議室を申込みできない利用)を、注意・禁止事項については07.利用禁止事項等をご覧ください。

仮予約の受付時間

9:00から19:00まで(休館日を除く)受付します。受付開始日のみ、13:00から19:00まで受付します。

仮予約期間

仮予約日から7日間有効です。その間に利用の有無を決定してご連絡ください。

【利用あり】
「会議室利用申込書」に記入して利用申込してください。(FAX可です。)

【利用なし】
仮予約をキャンセルする旨を電話でご連絡ください。

※仮予約期間を過ぎた場合に直ちに仮予約を削除することはしていません。
 キャンセルの場合は必ずご連絡ください。

※ただし、期間を過ぎても連絡がなく、かつ、会館から連絡がとれない場合は、会館の判断で仮予約を取消します。
 仮予約期間内の利用申込手続きが難しい場合は、あらかじめご相談ください。

3-2 利用申込

「会議室利用申込書」にご記入のうえ、窓口またはFAXでご提出ください

利用申込の受付時間

会館事務室では、受付開始日を除き、9:00から19:00まで受付します。
FAXは24時間受付しております。

ラウンジ申込上の注意

100名定員の会議や講演会のほか、パーティ、サロンコンサート等など、多目的にご利用できます。ただし、ピアノはございません。また、室内での調理はご遠慮ください。

和室申込上の注意

①茶室としてご利用いただけます(茶道具等は無料でお使いいただけます。)。
② 囲碁・将棋セットもあります。
③ 会議の用途でもご利用いただけます。(ただし、ご利用できるのは座卓と座布団です。)
 ※高座椅子の貸出あり(有料)。
④ 畳敷きという特性上、会館の附属設備のうち一部貸出できないものがあります(プロジェクター、パーティションなど)。機材持込みのご予定がある場合も含め、利用申込時にご確認・ご相談ください。
⑤ 和室は託児室としては利用申込できません。

託児室の利用申込

会議室の利用申込と同時に利用申込できます(無料)。ただし、保育者の手配をしてください。

3-3 利用料金支払

支払方法

窓口現金支払のほか、振込もできます(振込手数料は利用者のご負担です)。

【振込について】
①振込は、原則として申込日から利用日まで1か月以上ある場合のみ承ります。
②会議室利用申込書の支払方法欄に「振込希望」の旨、振込書類(納入通知書)の送付先、許可書の送付先をそれぞれご記入ください。

支払期限

① 会議室等の施設利用料金は、利用申込日から20日以内にお支払いください。
ただし、申込日から利用日まで20日を切っている場合は、利用前日までにお支払いください。
会議室については、やむを得ない事情がある場合には当日精算でも承りますが、事前に取消手続きをせず当日キャンセルされた場合は料金を全額お支払いいただきます。
【振込の場合】利用申込後に振込用紙(納入通知書)をお送りしますが、この書類を使わずにATMやインターネットバンキングから振込できます(いずれの場合も手数料は利用者のご負担です)。

② 附属設備の利用料金は、利用当日の利用前にお支払いください。
※複数日を連続利用の場合は、各日の利用前にお支払いください。

利用料金の返金

支払済の施設利用料金は、条例等の定めによるほかは、一切返金できません。

3-4 利用許可

施設利用料金の支払いが完了した後に、利用許可書を発行します。

利用許可が出るまでは、催物の広報活動(放送媒体やインターネットにおける宣伝や、ポスター、チラシの配布など)はお控えください。

会館が許可した催物の内容を全く別の催し物に変更することはできません。また、利用する権利の譲渡や転貸もできません。

利用許可が出たあとでも、利用許可条件の付与、許可取消、利用の停止をする場合があります。

この場合、速やかに当該施設等を原状に復すとともに、その処分の結果、主催者側に損失が生じることがあっても、会館は一切補償には応じません。

詳しくは7-4.許可取消

04. 開催準備(スケジュール、広報、下見、会館との打合せ等)

4-1 無理のない催物のスケジュールの立案

利用時間は、午前区分(9:00~12:00)、午後区分(13:00~17:00)、夜間区分(17:30~21:30)です。 全日利用(9:00〜21:30)では、間の区分も利用できます。

利用時間には準備、片付けの時間も含まれています。

催物の開始時間は、利用開始時間ぴったりではなく、利用開始時間から必要な準備時間を見込んだ上で、設定してください。なお、部屋の鍵は、会館事務室にて、利用開始時間の10分前からお渡しできます。

催物の終了時間についても、片付けの時間を見込んで、利用終了時刻には現状復帰して退室できるようにスケジュールを組んでください。

4-2 広報活動、受講者の募集など

利用許可前の広報活動はお控えください。(インターネットや放送媒体における宣伝や、広告物やご案内の印刷・送付、受講者募集等)

ポスター、チラシ等には、主催者名、問合せ先を明記してください。

会館の電話番号等は、問合せ先としてでなく、会場情報としてのみの掲載をお願いします。

ポスター、チラシの館内掲示

館内掲示は、利用許可後に承ります。館内指定の場所で一定期間掲示できます。
【お預かりする枚数】ポスターは1枚のみ(B1判728mm×1030mm以内)。チラシは200枚まで。

参加者募集上の注意(定員の厳守)

定員来場者が定員を超えた場合、立ち見等は一切できません。定員を超える恐れのある動員はご遠慮ください。自由参加の催しでは、定員を超えた場合は入室できないことを事前に周知してください。また、当日は入場規制を徹底してください。

4-3 下見、会館との催物打合せ(様々な企画を計画されている場合)

会議室の下見

①ご希望の会議室が空いていない場合は、似たタイプの部屋に空きがあればそちらを下見できます。
②下見を希望の方は、事前にお電話にて確認のうえお越しください(予約は特に必要ありません)。
③下見のご予約後、利用が入った場合は、利用を優先して、下見日時を変更していただきますのでご了承ください。(似たタイプの部屋が空いている場合はそちらをご覧いただけます)
④会議室は急に利用が入ることがあり、その際はご連絡するよう努めますが、連絡がつかないこともありますので、下見当日に確認の電話をお願いします。
⑤なお、下見は、原則として1つの催物につき1回まででお願いします。

会館との催物打合せ

①一般的な会議や研修の場合は特に打合せを行いません。

②計画中の企画が他の施設のご利用に支障を来す恐れがある場合は、事前に会館にご相談ください。
ご相談なく当日を迎えますと、場合によっては、企画の実施をお断りする場合もあります。
ご相談なく実施され、利用当日に催物の開催が困難になった場合、会館は責任を負いません。また、利用料金の返金等にも一切応じません。

4-4 その他の開催準備の段階で注意すべき事項(会議室全般)

バスでの来館時の注意

①会館にバスの駐車場はありません。車寄せで短時間の乗降のみ可能です。

②会館周辺にもバスが停められる駐車場はありません。

③動員などにより観覧者のバスが複数来る場合は、必ずそれぞれの団体の責任者にその旨を事前周知してください。また、早めに会館に状況をご連絡ください。

④当日は、車寄せで交通整理をしてください。

会議室前のエレベーターホール等の使用

①利用許可を受けている会議室以外の場所(エレベーターホールや廊下、階段等)において、イベント等の開催や、看板・機器設備の設置はご遠慮ください。

②例外として、短時間であれば、受付のためにエレベーターホールに机や椅子を設置することを認めています。ただし、受付が終了したら机やいすを部屋に収納してください。

③また、受付設営時に、机・椅子・手荷物等で消火栓の前を塞いだり、他の利用者の通行に支障を来したりしないようにご注意ください。

物品販売を企画する場合

講演会における講師の書籍など、「催物の理解を助けるもの」に限り許可しています。
※「催物の理解を助けるもの」の範疇については、事前にご相談ください。
会議室において、販売、予約販売を目的とした利用(販売会や店舗代用場所としての利用)はできませんが、例外として、販売(予約販売を含む)を伴わない商品説明会の場合はご利用できます。

看板等の手配

①会議室入口には印刷物を挟める案内板があります(横幅:21㎝)。
 また、2階と4階を除き、ドアにマグネットで印刷物を掲示できます。
 印刷物は利用者がご準備ください。

②室内にピクチャーレールを使用して横看板を吊るす場合は、利用時間内に準備・撤去する時間を確保してください。

粘着テープの使用はご遠慮ください。

禁煙のお知らせ

会館の敷地内は、1か所を除き禁煙です。喫煙所は、ホール出入口から階段を上がった庭園の左手奥です。関係者への周知をお願いします。

お弁当は、会館レストラン「ビストロやま」をご利用ください。

お弁当を持込の場合は、必ず弁当ゴミをお持ち帰りください。生ゴミもお持ち帰りください。

ゴミ箱のゴミはそのままで結構です(生ゴミを除く)。ただし、ゴミ箱に無理やり詰め込まないでください。

ゴミ箱に入りきらないゴミ(生ゴミを除く)は、お持ち帰りいただくか、ゴミ引取りサービス(有料)をご利用ください。

4-5 その他の開催準備の段階で注意すべき事項(会議室全般)

ラウンジは教室型100名での提供となります。収納型の提供は廃止となりました。

サロンコンサート等で使用できますが、机、椅子の移動はお客様でお願いします。

また、事前に楽器編成などをお知らせください。※ピアノはありません

パーティのご利用の場合、会館レストラン「ビストロやま」にご用命ください。

「ラウンジは火気厳禁・調理禁止です。料理を温めるための電気保温器のみお使いいただけます。

4-6 和室利用の場合のご注意

畳が痛むような物品や重量物等の持込みはご遠慮ください。

椅子の持込はご遠慮いただいておりますが、高座椅子(有料)のご用意があります。

05. 利用当日

5-1 入室時間の厳守

利用時間には準備、片付けの時間も含まれます。

①部屋の鍵は、利用時間の10分前から会館事務室にてお渡しいたします。
 ※保育室をご利用の場合、鍵の開け閉めは会館の警備員が行います。

②会議室の準備等で時間が足りない場合は、その前の区分(午前の場合は前日夜間区分)から利用申込してください。

5-2 利用料金の支払い

附属設備利用料金等は、利用当日(複数利用の場合は利用日ごと)の利用前に精算してください。

利用の途中で、附属設備を追加で利用申込された場合は、その都度精算してください。

附属設備は数に限りがありますので、不要になった場合はその都度キャンセルしてください。

会議室の施設利用料金については、当日変更やキャンセルがあっても、返金等はできません(附属設備料金等にも充当できません)。

5-3 貼り紙等の禁止

ドア、柱、壁、ホワイトボードに粘着テープ等で貼り紙をしないでください。

部屋入口の部屋名表示板に紙を挟み込んでいただくか、入口ドアにマグネットで掲示してください。

(ただし、2階と4階の部屋のドアはマグネットが効きません。)
室内のホワイトボードもマグネットが使用できます。
マグネットが足りない場合は、B1階の会館事務室で貸出します(無料)。

長机、表面が布地の有料パーティションについては、貼り紙をしていただいて結構ですが、ガムテープ、セロテープは使用厳禁です。必ず養生テープをご使用ください。養生テープをお持ちでない場合は、会館事務所で貸出します。

5-4 駐車場

会議室の主催者専用の無料駐車場はありません。B3階の「会館利用者専用駐車場」(有料)をご利用ください。

5-5 避難経路の当日確認

避難経路(廊下、エレベーターホール、ドアの前等)には、物を設置しないでください。

催しの開始前に、避難経路が確保されているか確認してください。

会議棟は2方向に避難路が確保されています(建物の東と西に階段があります)。

西側階段(エレベ-ターの裏側)を下りた場合は、階段が終わる2階から右手の非常口を出てください。

5-6 利用終了時間の厳守

スケジュールは事前に余裕を持って計画してください。利用時間内に終わらない恐れがある場合は、利用区分の追加、またはスケジュールの調整を行って当日に臨むようお願いします。

当日、催しの時間が延びた場合は、ご利用時間内に終了できるよう、催しの時間を短縮するなどしてください。机などの原状復帰もご利用時間内に終了してください。

5-7 利用当日におけるその他の注意事項(会議室全般)

貴重品は各自で管理してください。

室内の物品の室外への持ち出しや、他の部屋への移動はご遠慮ください。

例外として、短時間に限り、受付用に長机や椅子をエレベーターホールに出すことを認めています。
ただし、受付設営時に、机・椅子・手荷物等で消火栓の前を塞いだり、他の利用者の通行に支障を来したりしないようにご注意ください。

生ゴミは必ずお持ち帰りください。

ゴミ箱のゴミはそのままで結構です。ただし、ゴミ箱に無理やり詰め込むことはご遠慮ください。ゴミ箱に入りきらない分は、お持ち帰りか、ゴミ引取りサービス(有料)をご利用ください。

車椅子が必要な場合は、警備員室で貸出します。(台数に限りがあります)

当日、体の不調を訴える方がいらしたときは、会館事務室または警備室までご連絡ください。救護室にご案内します(簡易ベッドあり)。治療の必要があれば、近隣の病院をご紹介します。

会館に救急要請を依頼する場合は、「①性別 ②年齢 ③意識の有無 ④症状」を確認のうえ、内線等で会館事務室にお伝えください。すでに救急要請をされた場合は、会館事務室または警備室にお知らせください。

禁煙のお知らせ

会館の敷地内は、1か所を除き禁煙です。喫煙所は、ホール出入口から階段を上がった庭園の左手奥で

5-8 利用当日におけるその他の注意事項(ラウンジの場合)

楽器の演奏をされる場合は、必ずラウンジのドアを閉めてください。

ラウンジ内での調理はご遠慮ください。

他の部屋同様、机、椅子等の原状復帰をお願いします。。

5-9 利用当日におけるその他の注意事項(和室の場合)

ふすま、障子等の取り扱いにはご注意ください。

茶道以外の目的でご利用の方は、茶道具等に触れないようにお願いします。

06. 変更・取消手続

6-1 変更手続(利用料金が未払いの場合)

仮予約の変更は電話で承ります。

利用申込済みの場合の変更

電話で変更先の利用を仮予約したのち、「利用変更・取消申込書」にご記入・ご提出ください(FAX・メール可)。

利用当日の変更をできない場合・できる場合

①利用当日の予約をキャンセルして別の日に変更することはできません。
②急に参加人数が増えたなどの場合は、同じ日の同じ利用区分で定員の多い部屋に変更することはできます。また利用施設・利用区分を追加することもできます。
③附属設備については当日変更可能ですが、不要になった時点でご連絡をお願いします。(附属設備の在庫数が限られており、他の利用希望者にお断りすることもあるため)

6-2 変更による利用料金の充当(利用料金が支払済みの場合)

支払い済の利用料金を、変更先の利用料金に充当できます。

変更後の利用料金の金額が支払い済の額より少なくなった場合、その差額を、変更先の附属設備利用料金に充当できます。

この変更による充当は、1回に限り可能です。2回目の変更はできませんので、再度変更する必要が生じた場合は、その申請を取消して、希望日を新たに申込してください。

「変更1回」は、申請書(許可書)単位でなく、1施設・1利用日単位で判断します(許可書に複数の利用が記載されている場合、1行に記載されている利用)。利用区分単位での変更充当も可能です。

この「変更による充当」は、会議室の施設利用料金のほか、附属設備利用料金にも行えます。

ただし、利用当日に会議室の取消や区分を減らす変更はできません。午前・午後のご利用で午後が不要になった場合でも、充当は一切できません。

6-3 変更先未定の場合(予約保留制度)

変更先の利用日が未定の場合でも、「予約保留制度」を利用すれば、変更した際に支払い済の金額を充当する権利を保留できます。

予約保留期間内に変更先の利用日を決定・仮予約して、変更申込手続の書類を提出していただくと、変更先の利用料金に充当できます。

6-4 取消手続(利用料金が未払いの場合)

仮予約の取消

電話でご連絡いただければ完了です。
※ご連絡がなく、会館側からも連絡が取れない場合は、会館の判断で取消します。

利用申込済の場合の取消

お電話で取消のご連絡をください。そのあと「利用変更・取消申込書」にご記入・ご提出ください(FAX可)。

利用当日の会議室の利用申込の取消はできませんので、施設利用料金はお支払いいただきます。

この場合、申込済で未払いの附属設備については、料金は請求しません。

6-5 取消還付(返金)手続(利用料金が全額支払済みの場合)

会議室の場合は、利用日の30日前までに還付用の書式(「利用許可取消し申出書」)と必要書類のご提出が完了すれば、支払済み利用料金の7割をご返金できます。必要書類については、(3)の下にあるリンクをご覧ください。

「利用許可取消し申出書」の提出は窓口か郵送のみです。(FAX不可。郵送の場合はご利用日の30日前必着。)

上記の手続き完了後、利用権利者の口座に振込みします(振込手数料は取消申出者の負担です)。

07. 利用禁止事項等

7-1 利用不許可事由

埼玉会館の管理上支障があると認められる場合

公共の福祉を害するおそれがあると認められる場合

埼玉会館の設置目的(県民の文化的向上と福祉の増進)に反すると認められる場合

公の秩序又は善良の風俗に反するおそれがあると認められる場合

埼玉会館の施設、設備または物品を損傷まターは防湿するおそれがある場合

騒音や暴力等、他の利用者に迷惑をかけ、又はかけるおそれがある場合

暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成3年法律第77号)第2条第2号に規定する暴力団その他集団的に又は常習的に暴力的不法行為を行うおそれがある組織の利益になると認められる場合

衛生上支障がある場合

危険物等を使用する催物で、災害発生のおそれがあると認められる場合

利用申請書等の記載事項に虚偽が認められた場合

以上の各事由に準じると認められる場合

7-2 禁止事項

利用する権利を他の者に譲渡し、又は転貸すること

会場内での物品販売、予約販売行為を目的とした利用

入会等の勧誘行為を目的とした利用(営利、非営利を問いません)

医療行為、治療行為

アルコール飲料の持込み(ラウンジを除く)

法律や行政処分に反する行為

7-3 遵守事項

許可された内容以外で、施設等を利用しないこと

埼玉会館の物品・設備を会館外に持ち出さないこと

許可なく壁、柱、扉等にポスター、看板、懸垂幕その他これらに類するものを掲げ、若しくは貼り付け、又は文字等を書き、若しくは釘等を打たないこと

許可なく危険又は不潔な物品若しくは動物を持ち込まないこと(基本協定書第7条第6項による身体障害者補助犬(盲導犬、介助犬、聴導犬)を除く)

許可なく火気を使用し、又は特別な設備を設置しないこと

定員を超えて入場させ、又は入場しないこと

所定の場所以外で飲食し、又は喫煙しないこと

許可なく寄附金の募集、物品の販売等を行わないこと

騒音、大声等を発し、又は暴力を振るうなど他人の迷惑に及ぶ行為をしないこと

その他埼玉会館職員の指示に従うこと

主催者は会議室内外の秩序を維持するために必要な整理員を配置すること

非常時の避難誘導体制を整備すること

関係官公署への届出及び協力が必要な場合には利用開始日前までに行うこと

施設等を損傷し、又は滅失したときは、直ちにその旨及び理由を提出し、埼玉会館職員の指示に従うこと

その利用を終えたときは、速やかに当該施設等を原状に復すこと

7-4 許可取消(利用の停止、申込の取消)、利用許可条件の付与

次の場合は、利用許可条件の付与、許可取消し、利用の停止、申込の取消し、又は申込する権利を停止することがあります。

(1) 上記利用不許可事由又は禁止事項に該当する場合
(2) 申請等の記載事項に虚偽が認められた場合
(3) 許可に係る利用についての条件(利用許可条件)に従わなかった場合
(4) その他条例規則等で定められた遵守事項に従わない場合
(5) 埼玉会館職員の指示に従わない場合
(6) 不正な手段によって、利用の許可を受けた場合
(7) 利用権の譲渡等を行った場合
(8) 管理上、特に必要があるとき
(9) 利用料金を納付期限まで納めなかった場合

上記の処分を受けた者は、速やかに当該施設等を原状に復さなければいけません。また、当該処分の結果、主催者が損害を被ることがあっても、埼玉会館はその補償は一切いたしません。

利用料金

よくある質問

Q1.  会議室で商品の説明会および販売・予約販売をしたいのですが、できますか?
会議室は商品の販売などの目的ではご利用いただけません。当日、金品の収受や契約行為がない場合は、商品の説明会などでご利用できます
Q2.  会議室の机は移動出来ますか?レイアウトの変更は可能ですか?
レイアウトの変更はしていただけますが、必ず利用時間内に原状復帰をお願いいたします。また、机や椅子を引きずらないようにお願いします。
Q3.  万が一定員を超えてしまった場合は机・イスの追加は出来ますか?
会議室の定員は法令を遵守するように定められていますので、定員を超えてのご利用はできません。 そのため原則としてイスの追加は承っておりません。
定員を超えないで机を追加希望の場合は、ご相談ください。
Q4.  託児室として使用できる部屋はありますか? 会議室を託児室として使用できますか?
B1階に「託児室」がございます。(部屋のみの貸出です。保育者は主催者がご手配ください。)電話で空き状況を確認のうえ、お申込ください。
※申込書は「資料ダウンロード一覧」にございます。
会議室は、原則として託児室としては使用できません。託児室が空いていない場合のみご使用できますが、他の利用者への迷惑とならないように、十分にご配慮ください。
和室を託児室として使用することは固くお断りします。
併せて、スケジュールを作成されるにあたっては、準備片付けの時間を十分見込んで無理のない計画をお願いいたします。
Q5.  ラウンジでコンサートは開催できますか?
室内楽程度のコンサートが可能です。
打楽器や、電気で音を増幅するなど、大音量の楽器の使用はご遠慮ください。
Q6.  遠方なので来館での支払いが難しいのですが何か他に方法はありますか?
ご利用日までに1ヶ月以上前期間がある場合は振込でお支払いいただけます。
Q7.  当日のお支払いは可能ですか?
利用日間近の申込で振込ができない場合は当日精算も承っておりますが、当日キャンセルされた場合は、利用料金をお支払いいただきます。
Q8.  会議室の鍵を利用開始時間より早く借りることはできますか?
利用時間は、準備・片付けを含んだ時間ですので、本来の鍵の貸出は利用開始時間からですが、利用開始時間の10分前から鍵の貸出サービスを行っております。
なお、会議室利用前には清掃や点検が入り、万全の状態でお客様にご利用いただくための準備が必要です。催しのスケジュールの作成にあたっては、準備片付けの時間を十分見込んで、無理のない計画をお願いいたします。
Q9.  入口付近やエレベーターホール付近に案内板を置くのは可能でしょうか?
共通スペースに案内板等を置くことはできません。
どなたかが案内表示を持って誘導を行うことは可能です。
同時に多数の会議室を利用する催しなど混乱が生じる恐れがある場合は、事前にご相談ください。
Q10.  会議室にお弁当を届けてもらえますか?交流会などをパーティ形式で開催できますか?
埼玉会館内1Fのフレンチレストラン「ビストロやま」で予約を承っております。
048-711-4119までご連絡ください。会館内線は7114番です。
Q11.  次回利用時まで荷物を預かって欲しいのですが、可能ですか?
定期的なご利用で、少量のお荷物でしたら次回利用時まで警備室の方でお預かりすることも可能ですので、ご相談ください。

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